Come si scrive una lettera? Ancora oggi, malgrado la diffusione di email e messaggi digitali, è ancora necessario sapere come scrivere una lettera formale o informale. Non è affatto difficile: basta seguire alcune, semplici regole e imparare a rispettare la struttura della lettera. Scopriamo insieme in che modo compilarla al meglio.
Come si scrive una lettera informale?
Scrivere una lettera cartacea (a mano o stampata) ad amici, conoscenti o parenti è una pratica sempre meno diffusa, un po’ come i biglietti di auguri per le ricorrenze o le cartoline dalle località di vacanza.
Tuttavia, alcune persone amano mantenere questa consuetudine e può quindi essere utile ricordare come comporre una lettera formale. Le cose da sapere sono poche: dato che è destinata principalmente a persone con le quali si è in confidenza, non è necessario seguire regole formali precise.
Le uniche raccomandazioni sono di suddividere i paragrafi in base all’argomento di cui stai parlando (per esempio, il resoconto di una tua esperienza recente o altre comunicazioni di interesse privato) e di firmarti con il tuo nome senza cognome, riportando invece i dati completi di mittente e destinatario sulla busta, munita di francobollo, se hai intenzione di spedire la lettera via posta.
Inoltre, restano sempre validi i consigli di rilettura, coerenza e coesione delle frasi, seppur con un linguaggio colloquiale, e i principi generali di una “buona scrittura”.
Come scrivere una lettera di richiesta formale
La struttura di una lettera formale rispetta uno schema ben definito. Ecco quali sono gli elementi che la compongono:
Intestazione
Se già non scrivi su carta intestata, in alto a destra del foglio devi inserire l’intestazione della lettera, cioè i dati del destinatario. Generalmente, questa sezione è articolata in più righe e segue questo schema:
- Prima riga: “Alla cortese attenzione di”, spesso abbreviato in “Alla C.A di” oppure “Spettabile;
- Seconda riga: Titolo di studio o altro appellativo + Nome e cognome;
- Terza riga (eventuale): presso o c/o + indirizzo completo di sede, ufficio o struttura presso cui il destinatario è impiegato.
Ricorda di rivolgerti al destinatario della lettera utilizzando la formula corretta. Solitamente, gli appellativi utilizzati sono “Gentile” o “Gentilissima/o” o “Egregio/a” per le persone fisiche, “Spettabile” per aziende o enti, “Dott.ssa” o “Dott.” per abbreviazione di dottoressa e dottore, o altro titolo di studio.
Inoltre, ci sono personalità particolari che prevedono specifici titoli, come ambasciatori, politici, ecclesiastici: “On. (Onorevole)”, “Sen. (Senatore)”, “S.E. (Sua Eccellenza)”.
Mittente
I dati del mittente (cioè tu) vanno inseriti in alto a sinistra, accanto al destinatario, e includono dati come numero di telefono, codice fiscale e/o partita IVA, oltre a Nome e Cognome.
Luogo e data
Lasciando una riga di spazio sotto l’intestazione, in alto a destra, inserisci luogo e data di scrittura della lettera, senza andare a capo.
Ecco un esempio pratico.
A sinistra:
Mittente
Indirizzo
CAP, Città
Tel.
P. IVA
A destra:
Destinatario
Indirizzo
CAP, Città
Città, data
Oggetto
Lascia qualche riga in bianco e inserisci l’oggetto della tua lettera, vale a dire il motivo per il quale stai scrivendo la lettera. La formula corretta è questa:
Oggetto: XYZ
Formula di apertura
Questa formula va inserita immediatamente sotto l’oggetto e introduce la lettera stessa. La formula riprende quella dell’intestazione del destinatario (cioè titolo + nome e cognome), per esempio:
Gentile Dott.ssa Bianchi
Corpo della lettera
Il corpo del testo è il contenuto vero e proprio della tua lettera. Abitualmente, questa parte è composta da un’introduzione, una parte centrale e una conclusione.
Introduci la tua comunicazione presentandoti e spiegando subito il motivo della lettera, in modo che il destinatario capisca rapidamente l’argomento o gli argomenti.
Alcune formule che puoi utilizzare:
- In risposta alla Sua/Vostra precedente lettera, nel caso in cui tu debba rispondere a uno scambio già iniziato;
- Come da accordi, Come anticipato via telefono/mail, nel caso in cui tu e il destinatario abbiate già avuto uno scambio tramite altri mezzi di comunicazione;
- In riferimento/in relazione alla Sua/Vostra richiesta, se ti trovi a rispondere a una richiesta già avanzata dal destinatario;
- Con la presente si comunica/comunico quanto segue, se non ci sono comunicazioni precedenti.
Nella parte successiva della lettera, argomenta le tue richieste in modo sintetico e conciso, con frasi brevi e chiare. Invece, evita frasi lunghe e prolisse, che potrebbero annoiare o confondere chi legge, rendendo i tuoi intenti poco chiari.
Quando ti rivolgi al destinatario, dà sempre del lei. Se utilizzi la maiuscola, ricorda di farlo anche all’interno delle parole (per esempio, “vorrei rivolgerLe”). Se ti rivolgi ad un’azienda, puoi utilizzare anche il Voi, come per esempio “la Vostra azienda”.
Chiusura e conclusione
Concludi la tua lettera con frasi di saluto, come per esempio:
- La ringrazio in anticipo per il tempo che vorrà dedicarmi;
- In attesa di un gentile riscontro,
- La ringrazio per la cortese attenzione;
- Resto in attesa di un suo cortese riscontro.
Puoi chiudere adottando la formula “cordiali saluti” o “distinti saluti”.
Firma
La tua firma va apposta in basso a destra, inserendo prima il nome e poi il cognome.
Quali sono le differenze tra lettera ed email?
La principale differenza tra una lettera cartacea e una mail è il mezzo. Infatti, mentre una lettera cartacea è stampata o scritta a mano su carta e inviata a mezzo posta, in busta affrancata, una mail è digitata da pc, laptop, tablet o smartphone e inviata elettronicamente.
Le mail sono diventate un mezzo di comunicazione decisamente più utilizzato e popolare sia per privati, sia per aziende, tuttavia la lettera tradizionale occupa ancora un posto nella nostra società orientata alla tecnologia. Qui ti spieghiamo come scrivere una email efficace.
Quando preferire l’invio di una lettera cartacea alla email?
Inviare una lettera cartacea può rivelarsi molto utile nel mondo degli affari, quando si cerca di creare un legame con un cliente o sollecitare la stipula di un contratto.
Infatti, molte persone ricevono quotidianamente valanghe di posta indesiderata, e il rischio è che le proprie richieste vengano ignorate. Invece, la lettura di una lettera cartacea consente di guadagnare l’attenzione del destinatario e rafforza la connessione emotiva.
E la lettera di presentazione?
Altrimenti nota come “lettera motivazionale”, accompagna il tuo curriculum vitae e ti consente di raccontare chi sei in poche righe, e perché avresti interesse a candidarti per una determinata posizione lavorativa.
In pratica, la lettera di presentazione chiarisce quali competenze e caratteristiche personali fanno di te la risorsa adatta a un determinato tipo di mansione o professione.
Se invii il CV per mail, il corpo stesso della mail è la lettera di presentazione, quindi non dovrà essere allegata alla mail come documento separato.
Come compilare una busta da lettera correttamente?
Sulla facciata posteriore della busta, quella con la tipica aletta, che va chiusa e incollata, devono essere inseriti i dati del mittente, cioè chi spedisce. Quali dati inserire?
- Nome e Cognome.
- Indirizzo.
- CAP.
- Città e Provincia.
Invece, sulla facciata anteriore, vanno compilati i dati del destinatario, ossia chi riceve. La facciata anteriore è quella che solitamente viene mostrata alla consegna della lettera.
La facciata anteriore dovrà riportare i seguenti elementi:
- Dati del destinatario (in basso a destra).
- Francobollo (in alto a destra).
- Etichetta di Posta Prioritaria (in alto a sinistra).
È importante che i dati del destinatario siano più completi possibile e facilmente leggibili per chi dovrà effettuare la consegna.
Ecco quali dati inserire:
- Nome e Cognome.
- Indirizzo (Via, civico, CAP, città o paese, provincia).
- Intestazioni aggiuntive (numero dell’edificio, scala, interno).
- Recapito telefonico.
Per l’intestazione e i titoli del destinatario, dipenderà dalle circostanze. Se stai inviando una lettera informale a un amico/a o parente, non dovrai aggiungere nulla.
Tuttavia, se stai mandando la lettera a un’azienda, dovrai precedere il nome con “Spettabile”. Invece, se ti rivolgi a una persona con cui non hai confidenza, aggiungerai “Egregio/a” oppure “Gentilissimo/a”.
Nel caso di Dottore scriverai “Dott.” o “Dott.ssa”. Lo stesso accorgimento è valido per Avvocato/a, Architetto/a, Professore/Professoressa, Ingegnere/a e così via. Se conosci il titolo del destinatario/a è bene inserirlo sempre prima di nome e cognome.
Corsi online per imparare a scrivere una lettera
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